シャイニングワン。OnTimeにワークフロー機能が！？（OnTimeの不在申請について検証）
はじめましてこんばんわ。
皆様お元気ですか？
あ。
私です。
・・？
アキヒサですよ。
お待ちかねの。
待望の。
アキヒサダンスィングのお時間。
溜息混じりのウィークエンド。
未体験の始まりさベビシェケラ。
もう止まらないシャイニングワン。
もうガッツリ止まってる僕の仕事。
あ。
止まってるといえば。
そういえばちょっと前に、
あっちこっちで雪降ったらしいじゃないですか。
電車止まったりしたんですかね。
でも、いいですよね、雪は。
まあ雪見大福くらいにしか興味ないですけどね、僕は。
名古屋じゃあ降ったとしても、
つけて味噌かけて味噌
くらいなもんですよ。
茹でたキャベツに合わせてどうぞ。
あ。
雪といえば。
雪みたいな日にゃあやっぱりお風呂が良いですよね。
スーパー銭湯の強めのジェットバス的なアレで
しばらく んお”お”お”お”お” って腹筋に当たり続けるのが好きです。
あ。
風呂といえば。
ワークフローが付いたんですよね、
OnTime。
Domino版もMicrosoft版も。
というくだりを、約５時間程度使って考えました。
苦労が伴って、コレです。
決して適当に書いているわけではないという事は理解いただきたい。
と、いうことで今日は前回の「共有席」に続き、
不在申請
なる機能について、検証した結果を書いていきたいと思います。
始まるぜ。
唯一無二の show time。
じゃ、本題いこう。
～～～ 本題 ～～～
※注※
本内容は私個人の意見や見解等であり、大変恐縮ですが記載内容に関して
誤りがある可能性がございます。
そのような場合、御連絡いただけましたら早急に訂正いたしますので、
よろしくお願いいたします。
～ ～ 今 日 の 目 次 ～ ～
◆不在申請 -序章- 不在申請とは
◆不在申請 Domino版
・管理者による設定編
・ユーザーによる利用編
◆不在申請 Microsoft版
・管理者による設定編
・ユーザーによる利用編
前回と同じ構成。
こんな感じの３本（５本？）立てでいきます。おなしゃす。
ちなみに、実は前回もそうなんだけど、
実際のOnTimeの画面を表示させるところだけは、
OnTimeさんのデモサイトを利用させていただいてます。
OnTimeさん、無駄に作っちゃったヤツとか、
もし邪魔だったら消していただいてかまいませんので・・・
はい。
すんません。
前回のブログでは、新機能の「共有席」について書きました（ ↓ ）が、
ほぼ同時期にリリースされていた「不在申請」なる機能について
ただひたすらに書きなぐっていきたいと思います。
◆不在申請 -序章- 不在申請とは
前回に引き続き、OnTimeさんの新機能である
今回は 不在申請 の機能について、
色々と調べて、使い方とか実験とか色々とやってみた。
さて。今回の不在申請というシロモノだが、
まずコイツは一体何者なんだろうか。
正直、ちょっと聞かないワードだよね。
不 在 申 請
なんだろう。
と言っても、みんなざっくりは想像ついてるかな。
そうだね。
すごーく簡単に言うと、
小中学校の時の
「せんせー！
トイレ行ってきていいですかー！」
だね。
でも、最近は小学校中学校でもリモート授業が行われてるっていうから、
そんなにひん曲げて説明する必要もないか。
OnTimeさんのHP見てみる限り、おそらく
・客先に行く時とか、自宅で仕事してる時
他の場所で勤務中にして会社にいないし、他の対応が出来ないとか。
けどメールくれたら見れるし、時間があまったら対応できるかもとか。
・感染対策も兼ねて自宅で作業する時
空き時間の扱いにして、会社にいないけど自宅で仕事してるから連絡はとれるとか。
・お休みの申請の時
予定ありにして、会社にいないし、病院なら家にもいないとか。
・トイレ行く時
退席中にするけど、会社にいるから会社に来たら会えるよとか。
想定される用途ってこんくらいかなあ。
まだしっかり使ってみてないから出てこないだけで、
もっと具体的に色んなパターン出てくるかも。
まあ、
工夫次第でどうとでも使ってくれればいいですよ
のパターンだね。
そういえばFacebookの創成期にもありましたよね。
Poke だっけ。
相手にPokeすることが出来て、
相手もPoke返しできる
みたいな機能が。
当時ザッカーバーグ君が「どう使ってくれてもいい」
みたいな事言ってた気がする。
まだあるのかな、ぽーく。
ないか。
さて、不在申請に話を戻そう。
ワークフローって、検証がだるいよね。
自動的に申請者の身近な所属長にするとか、
代理承認がどうとか、多段階承認だとか。
だから、他のOnTimeユーザーの方々がこのブログを見てくれているか
どうか知らないけど、もし頑張って検証しなくては
ならない様な事態に陥った場合に、
是非この駄ブログを参照してもらえれば少しは助かるんじゃないかと思って、
ここに書き記しておこうと思う。
いわゆる失敗談になったら、それはそれで大事なことだよね。
◆不在申請 Domino版
・管理者による設定編
さて。
この不在申請という機能、使おうと思っても使えない。
管理者の人がきっちりと設定をかますまでは。
きっちり設定をかませばちゃーんと使える。
管理者のみなさん、しっかりと設定をしてあげましょう。
手順も別に難しくない。
１．OnTimeConfigDB開く
２．GlobalSettings文書を開く
３．DefaultSettingsビューを開いてDefaultSettings文書開く
４．OutOfOfficeタブを設定する
５．ServerSettingsビューでAdmin実行
すごい。
５手順だけ。
読めばわかるんだけど、なんなら実質
３～５だけなので３手順しかいらない。
文字で説明するよりも、
もう見てもらった方が早い。
見てくれ。
１．OnTimeConfigDB開く
２．GlobalSettings文書を開く
これに関してはもう画面見なくてもいいかな？
GlobalSettings文書を開くと、こんなタブがある。
OutOfOfficeタブ。
なんでOutOfOfficeなのかは「不在」ってところからだろうね。
開いてくれただろうか。
ありがとう。
でもごめんね。
残念ながら基本的にはここに用はない。
設定できそうな項目は Keep Request の１項目のみなのだ。
じゃあこの項目どういう意味なんだい？
ってなるよね？
キープだし、リクエストだし、何なら数字の後に years って単位がある。
もほや想像ついちゃうね？？
多分「申請を何年間保持しておくか」だ。
多分。
・・・ん？
そうだ。
多分 だ
何を隠そう、私の環境で本機能を導入してから
まだ一年も経ってないから。
機能も追加されたばっかりだし。
で、一応ここで画面の右側に注目してもらいたい。
Further configrations are set in Application - Default Settings
英語に強くない私では最初の Further でつまづく。
Fで始まる単語なんて Father しか知らない。
し、いきなりここで私の父が出てこられても困る。
ので、Google先生に頼る。
あとはDefaultSettings文書でやれや
って書いてあった。
と、いうことで、GlobalSettings文書に関しては、
保持期間を設定できる（っぽい）だけで、
他は何も設定できない。
寄り道させてごめんよ。
さ、笑顔で次に進もう。
３．DefaultSettingsビューを開いてDefaultSettings文書開く
DefaultSettingsビューに表示されてる文書を開こう。
大体は Default の文書一つだけだと思う。
もし複数ある場合は、次の手順以降についても
それぞれに対してちゃんと設定してくれればいい。
４．OutOfOfficeタブを設定する
来ましたよ。
唯一設定する箇所が。
項目は以下の４つだ！
Enabled ：有効化/無効化。チェックを付けたら有効化される。
Approvers ：承認者を指定するとこ。
ここで指定した人しか承認者として指定できない。
NotAvailable ：申請画面での「カテゴリ」の選択肢。
ここで指定したカテゴリの予定は 予定あり となる。
（詳細は下の画像）
OptionalAvailable ：申請画面での「カテゴリ」の選択肢。
ここで指定したカテゴリを選ぶと、
空き時間とするかどうかを申請時に選択できる。
（詳細は下の画像）
NotAvailableの場合、申請時に赤い四角の部分がごそっと表示されない。
ここで大事な事をまとめると
Enabled にチェックを入れる。
Approvers に承認者の名前を指定する。
Types の欄の２つに申請作成時に選択する「カテゴリ」の値の
選択肢を指定しておく。
かな。
５．ServerSettingsビューでAdmin実行
さあさ、みんなお待ちかねのAdmin実行だよ！
ServerSettingsビューを開いてAdminを実行しよう。
すると、もう手順は終わりだ。
さあ、ブラウザで開いて確認してみよう。
・ユーザーによる利用編
既にブラウザで開いてる人は、Ctrl+F5キーで
ブラウザのキャッシュクリア＆更新をして確認してみよう。
どうだい？
まず、アクションメニューに「＋新規申請」があるかを確認しよう。
「＋新規申請」ボタンが表示されているはずだ。
じゃあ、思い切って今確認したそのボタンを押して、
新規作成画面が開く事を確認しよう。
さっきDefaultSettings文書で設定した選択肢が複数表示される。
続いて承認者の欄。
クリックすると選択肢が表示される。
（DefaultSettings文書で一人のみを指定していた場合は、当然その人しか選べない）
ここで一旦、キウイさんを承認者に指定して申請をあげてみよう。
本日は、ここに既にキウイさんが承認したものを御用意しております。
ちゃんとコメントまで表示されてますね。
さて。
ここで。
もう一回だけ、申請ボタンを押してもらいたい。
あ、別にドラッグする感じでも良い。えいっ。
お気づきだろうか。
おわかりいただけであろうか。
そう。
なんと。
承認者が自動的に前回申請した承認者が
デフォルト値として設定されているのである！
世にも恐ろしい。
前回、誰に申請したのかをOnTimeに気取られているのである！
「またどうせアイツ目当てだろ。わかってんよ。」
とでも言われているかの様な、
だいぶ上から目線で、僕の一手間を自然になくしてくれているのである。
これが・・・世に聞くツンデレという妖怪の仕業なのであろうか。
視聴者の皆様も、こういった事象には驚かない様に
ご注意いただきたいところである。
さて、一通り正常系のルートは試したんだが、
まだ試していないのは、いわゆる差戻的なものとか、
否認とかのアクションだね。
まずOnTimeのこの「不在申請」には
何のアクションがあるのかを調べてみた。
自分自身に申請してみた。ら、この５つが表示された。
「保存｜取消｜承認｜否認｜修正要求」
結果としていうと、以下の５個のアクションがあるようだ。
保存｜取消｜承認｜否認｜修正要求
保存 これは申請者が再度表示した際に表示されるアクションだ。
承認者にも表示されるようだ。
動作としては純粋にもう一度保存するのだろう。
保存すると、変更内容が保存され、履歴欄に「保存」という履歴が一つ増える。
取消 これも、申請者が再度表示した際に表示されるアクションだ。
これに関しても承認者にも表示されるようだ。
この取消をおこなうと、この申請は「ごみ箱」行き状態になる。
いわゆる一時的削除（ソフトデリート）だね。
取消をおこなうと、もうそれ以上のアクションは何も起こらない。
（20222/01/11 時点。）
承認 これは読んで字の如し。承認するためのボタン。
承認すると、基本的には何も変更できな方がいいんだろうけど、
もし出張のスケジュールが延期したりとか、
日付を間違って申請しちゃったりとかがあるだろうから、
そのケースの場合に備えて「変更依頼」「取消依頼」が
出来る様になっている。
これはそれぞれ変更と取消だ。
否認 これもそのまんま。ただし、否認したあとは取消と違って
申請者から「変更依頼」を要求される可能性がある。
修正要求 これは何かというと、承認者から申請者に対して
「これ一応直しておいて。あと、できればもうちょっと理由詳しく。」
みたいな感じで言われちゃうってやつ。
さて。これらは全部履歴に残る。
油断してるとコメント欄に承認履歴とか見えるので、
気を付け･･･後々役立てよう。
といった感じで、一先ず今日のDomino版の設定や使い方は一通り終了かな。
マジでわかんねぇ事あったらオレっちに聞いてくれよな。
◆不在申請 Microsoft版
お待たせMicrosoftさん達。
Domino版、少しでも読んでみたかな？
全然かな？
全然なら全然でもかまわない。
けど、ほぼ同じ内容を二回書くのめんどいんだよなぁー
でも安心して。
君の様な可愛い子がいるなら僕はいくらでも書くさ！
君が可愛い子ならね！
メールください！
直接現地で教えてあげてもいいと思っている！
君が女子ならね！
じゃ、いこう。
・管理者による設定編
簡単な設定内容を、しっかりと設定さえすれば、使える様になります。
管理者のみなさん、しっかりと設定をしてあげましょう。
手順も別に難しくない。
１．OnTime管理センター開く
２．グローバル設定のバックエンドを開く＆保存
３．デフォルト設定を開いてDefaultの設定文書開く
４．不在申請タブを設定する
５．アプリ再起動＆各種Sync実行
すごい。
５手順だけ。
Domino版と同じ５手順だけ。
１．OnTime管理センター開く
さて。まずはOnTimeの管理センターを開いて欲しい。
え？そこからまずわからない？
よおし。
じゃあまずはインターネットを使おうとしてみてくれ。
そうだね。
良く考えたらこれを読んでる君は既にインターネット利用中だったね。
じゃあ、同じブラウザで、タブを１つ追加してみようか。
これで、もうOnTime管理センターのURLを開くだけだね！
え？URLがわからない？
よーっし、じゃあ、追加された空白のタブに、以下のURLを打ち込んでね。
ht tp://＜ホスト名＞:8080/ontimegcms/admin
(上記はホスト名のところに、OnTimeをインストールしたサーバーのホスト名
をいれてね。また、ht tp じゃなくて http にしてね)
よーし、これでログインしたらOnTime管理センターの出番だね！
え？ログイン情報がわからない？
設定した人に聞きなさい？
次いくぞおらあ。
２．グローバル設定のバックエンドを開く＆保存
まずはグローバル設定のバックエンドを開いてくれ。
設定する箇所がある。
ここで「Out of Office」って項目があるね？
これが、不在申請の設定箇所。
ちょっと項目の英語読んでみる？
Keep Requests for # years
だってさ。
英語苦手な僕でもわかりそうだね。
念のためGoogle先生にも聞いておこうか。
まあ、要するにこの不在申請でした申請、何年間保持しておいたらいいですか？
って項目だね。
社内の規定に沿って設定してあげてください。
いいんじゃない？わかんなかったらとりあえずの２年間で。
はい。
以上で終了！
な、わけはない。
でも、この画面での設定はこれだけ。
画面上にある保存ボタン押して保存しておいてくださいな。
・・ん？なんだい？
何か出てきたかい？
そうだね。
OnTimeの再起動を促すやつだね。
でも、もうちょっと他の箇所を設定したいから、
とりあえず再起動は後回しにしようか。
３．デフォルト設定を開いてDefaultの設定文書開く
じゃ、次ね。
最後。
うん。
次が最後。
ユーザー設定のデフォルト設定を開いて、
設定文書を開いて欲しい。
多分、大半の人はDefaultの設定だけだろうから、それを開いてくれればいい。
もし複数ある場合、それは御社の中で
この設定はこのユーザーだけ、
この設定は総務グループの人だけ、
みたいな感じで設定されてると思うんだけど、
その人達全員に「不在申請」を使わせたいのであれば、
全部の設定に対して、以降記載する手順を実施してほしい。
４．不在申請タブを設定する
さて。Defaultの設定文書を開いてくれたかな？
開いたら、一番右端にある「不在申請」のタブを開いてみよう。
見たらわかるレベルだね。
全部日本語・・・だし。一応。
あとで一部だけ英語あるけどね。
なんだろう。
項目はざっくり言うと
５個くらい！
・不在申請を有効にする
・承認者
・予定あり
・不在
・ユーザー選択
の５個だね。
まず最初は、
・不在申請を有効にする
にチェックをつければいいね！
はい次！
・承認者
ここ。
ここだけ偏差値５１。
まず最初が選択肢なの。
で、英語。
何があるかっつーと、
List of Approvers
List of Approvers + manager from AD
All OnTime Users
の３種類。
上から順に説明してくね。
List of Approvers
これは、この画面で「承認者には誰がなり得るか」を
今操作している管理者の君が指定できるというスタイル。
不在申請担当の管理者さんがもし指定されていれば、
その人と、その人の代理になる人の二人くらい
指定しておいてあげればいいかもね。
List of Approvers + manager from AD
これは、前の項目と一緒の指定ユーザーに、
プラスしてADのマネージャー権限を持つ人が
OnTimeの不在申請の時の承認者になり得るという設定だね。
All OnTime Users
最後これ。
一応読んでみる？
オールOnTimeユーザーズ
はい。
理解が早くて助かるよ。
OnTimeユーザーなら誰でも承認者に指定できる
というスタイルだね。
御社の社風にあわせて、色々と考えて使ってもらえればいいと思う。
さて次の項目だが、３つで一つの設定だと思ってほしい。
・予定あり
・不在
・ユーザー選択
読んでもらえればわかるはずだ。
わからなかったら手取り足取り食事取りで教えてあげる。
電話してちょうだい、おじょうちゃん達よ。
設定したら、忘れずに保存して。
保存が完了したら次へ進もう。
５．アプリ再起動＆各種Sync実行
さあいよいよやってまいりました。
毎年恒例、アプリ再起動のコーナーです！
画面をダッシュボードに切り替えて、進もう。
アプリケーションを停止して、再度実行するんだ！
よし良い子だ！
次は、各種Syncを実行するんだ！
これも前回の記事に手順は書いてあるけど、
念のため忘れないようにね！
はい！
おーっしまいっ！
じゃあ実際に確認してみよう。
・ユーザーによる利用編
よし、じゃあOnTimeの画面を開こう。
え？マジ？
それもわかんない？
ht tp(s)://<ホスト名>/ontimegcms/desktop
だね。これもさっきと同じ要領で修正してね。
ひらいた？
OnTimeの画面開いたかな？
そしたらアクションバーのところに、「＋不在申請」ってあるよね？
君が言う事を聞いてちゃんと設定していてくれたのであれば、
出てるはずだ。
出てなかったら、君が設定したデフォルト設定のメンバーに入っていないと思う。
デフォルト設定のメンバーの見直し、または今ログインしてるユーザーが対象となる
デフォルト設定をもう一回確認してから、またここまで来て欲しい。
よし、じゃあ出てるとして次だ。
「不在」ビューに移動してドラッグでもいいし、
めんどくさかったら「＋不在申請」ボタンを押してくれてもそれでいい。
じゃあカテゴリを選んでみよう。
先程指定した項目たちが表示されて、
そこから選択する方式となっているはずだ。
おみごと。
どれか適当に選んでみるといい。
じゃあ次は承認者だ。
僕はデフォルト設定で AllOnTimeUsers を選択したから、
特に候補は表示されないはず。
・・・。
あまりに何も出てこないので、デモサイトで何人か共通してそうな
rou と入力してみた。
文字を入力すると自動的に該当するユーザーを表示してくれる。
OnTimeはここでも部分一致の検索をしてくれる。
助かる。
さて、あとはもう件名やら対象の日程を選択するくらいかな。
一応 非公開 にするとかしないとかのチェックボックスとか、
選択したカテゴリによっちゃあ
空き時間とするのか、予定ありとするのかのチェックボックスもあったりしてね。
じゃあ申請してみよう。
さて、結果はどうだろうか。
おどろき。
ほどではない。
申請がちゃんと行われているようだ。
画面左の 申請 の部分にも自分の承認を待ち焦がれているやつらの
申請が一覧表示されている。
し、不在ビューにしてそこらへんの日程を開いてみると、
申請者の予定のとこに赤ぇのが表示されている。
早速、申請されたやつを開いてみよう。
上部には 承認 否認 修正要求
３つのアクションがある。
きっと、素直な人はここでスッと 承認 を押して、
終わらせるんだろうが、
そこはアキヒサ。
そんな感じで終わらせてあげるわけがない。
まずは編集できそうだから、色々と編集してみる。
「件名」 に追記してやったし、
「日時」 を２４～２６日 のところを２４日のみにしてやったし
「公開方法」 を退席中 から 空き時間 に変更してやったぜ。
さて、じゃあ実際に変更した状態で 承認 してみようか。
おや？
承認 ボタンを押したら承認ダイアログが表示された。
いけそうだぞ。
承認進んじゃいそう。
OK ボタンを押してみよう。
・・・
・・・・？
・・・
いや、先程まで表示されていた申請が消えてなくなった！
・・・わけではないね。
さすがに画面更新を押したら出てくるね？
ということは・・・
あれあれー？
おっかしーぞぉー。
パッと見、承認者が変更した内容、
反映されちゃってるね？
ちょっと、申請者の方でどうなってるか見てみよう。
「件名」 承認者による編集が 反映してる。
「日時」 承認者による編集が 反映してる。
「公開方法」 承認者による編集が 反映してない。
で、履歴の部分でもしっかりと 承認済 となっている。
・・・さて。
困ったもんだ。
これはきっと想定されていないバグか何かに違いない。
OnTimeさんに報告しておこう。
一応、他の「否認」とか「変更依頼」だとかも一通りやったんだけど、
ちょっと長くなるし、結果は想定通りなので、
今回のブログには書かないでおきましょう。
書く必要が出てきたら改めて書きます！
といったところで本日はお開き！
～～～ 本 題 終 了 ～～～
はいはい。
今日もお疲れ様。
よく頑張りましたね。
長くて疲れた？
ちょっと理解が追い付かない？
いいじゃないか。
それだって君のシャイニングワンだよ。
未体験の始まりさ ベビシェケラー。
それでは、また次回にお会いしましょう。
ベビシェケラー。
